[경영칼럼] 공간의 변화는 소통의 시작이다

회의 공간을 보면 그 조직의 회의 문화를 엿볼 수 있다. 모든 회의 공간은 그 조직의 회의 방식과 문화를 기반으로 만들어지기 때문이다. 그리고 그 공간은 다시 그 안에서 진행되는 회의에 영향을 준다. 사람은 공간을 만들고, 공간은 다시 사람을 만든다는 영국의 윈스턴 처칠 총리의 말은 회의공간과 회의 문화의 관계를 잘 표현한 말이다.

하지만, 우리 기업의 회의 공간을 한번 떠올려 보자. 누구는 여기 앉고, 누구는 저기 앉고, 리더는 어디 앉겠다고 하는 생각이 든다. 이렇게 우리의 회의장에는 공간 그 자체에서부터 상석이 이미 정해져 있다. 물컵이 유리컵인지 종이컵인지만 보아도 이미 상하가 구분된 듯하다. 그리고 공간의 차별에 익숙해진 회의 참여자들 또한 이러한 수직적 조직문화를 당연시하게 된다. 회의에서 ‘내 자리’의 모습은 마치 조직에서 자신의 위치를 보여주는 척도와 같이 비친다. ‘내 자리’가 다른 사람과의 자리와 다를 때 자신이 낮은 존재라고 직관적으로 느낄 수 있다. 이러한 심리적 상태에서는 성과를 창출하는 소통이 이루어질 수 없다. 따라서, 우리는 공간의 격식과 권위를 내려놓아야 한다. 그래야 회의 분위기가 자유로워질 수 있다. 공간의 변화는 소통의 변화를 일으킨다. 결국 회의 공간이 변해야 소통의 질이 높아질 수 있다.
그러나 공간의 권위를 내려놓는 형식의 파괴는 오랜 시간이 걸린다. 특히 어른에 대한 존경을 강조하는 우리의 정신적 유산은 기업에서도 여전히 관료적이고 상명하복의 문화를 은근히 조장하는 상황이다. 비록 현재 많은 조직이 수평적 회의 문화를 주장하고 있지만, 문화의 변화는 가야 할 길이 아직 멀다. 예컨대 국내 선진기업들이 회의 공간의 창의성 추구를 위해 다양한 시도를 하고 있지만 대부분 격식을 차리지 않는 공간만을 표방하거나, 대부분은 보이는 것의 화려함에만 치중하는 경향이 있다. 공간의 팬시화, 다양화에 그쳐서는 안 된다. 회의 공간도 표면적으로는 굉장히 감각적이지만, CEO나 담당 부서의 취향이 반영된 것이지 실제 회의의 성격이나 조직원의 요구가 반영되었다고 보기는 어려운 경우도 많다. 회의 공간은 창발형 공간(Space of Emergence)이 되어야 한다. 관리와 통제의 끈을 놓고, 회의 참여자가 최대한의 자유가 보장될 수 있는 공간이 연출되어야 한다. 회의 공간의 존재 이유는 더 다양한 의견을 나누고, 협의하고 좋은 결정을 실행할 수 있도록 동기부여 하는 것이다. 이 목적에 방해될 말한 요소들은 제거하는 것이 바람직하다.

먼저 유니버설 플랜(Universal Plan)에 맞게 회의장 내에 격식을 상징하는 도구를 제거해보자. 유니버설 플랜이란 직급에 상관없이 모두가 같은 가구를 사용하는 형태로 사무공간을 계획하는 걸 말한다. ‘보편적인 배치’라고도 말할 수 있다. 회의 공간도 이처럼 보편적인 공간으로 만들어 어떤 참여자이든 자유롭게 사용할 수 있게 만들어야 한다. 사원이 앉은 자리에 회의 주관자가 앉을 수도 있고 그 반대일 수도 있는 ‘보편성’을 확보해야 한다. 따라서 높은 의자나, 별도의 테이블, 각각의 직급/직위를 상징할 수 있는 명패 등을 특별한 행사가 아닌 경우는 회의장에 없는 것이 좋다.
또한, 테이블을 배치할 때는 회의 주관자와 참여자가 마주 보는 배치보다는 90도로 바라볼 수 있게 배치하는 게 좋다. 마주 보는 배치는 보고받는 사람과 보고하는 사람의 구분이 명확해져 수직적으로 다가오기 때문이다. 그리고 서로 눈을 마주칠 때 긴장감이 높아질 수 있다. 반면 90도로 바라보는 배치는 더욱 가까운 거리에서 친밀한 소통을 할 수 있다. 서로의 눈을 바라보거나 자연스럽게 시선을 피할 수도 있으므로 긴장감을 낮추고 회의에 참여할 수 있다. 이처럼 공간이 변할 때 비로소 소통은 시작될 수 있다.


제임스 홍 플랜비디자인 책임 컨설턴트