코로나19가 아니더라도 회의를 비대면으로 진행하는 것은 여러가지 장점이 있다. 첫째, 비용절감이다. 대면회의는 장소도 필요하고, 모임장소로 모이기 위한 시간과 노력이 소요된다. 반면 온라인 회의는 인터넷만 있으면 다양한 장소와 시간대에서 빠르게 모일 수 있다. 둘째, 기록이 용이하다. 화면을 녹화할 수도 있고, 채팅창도 자동 저장할 수 있다. 이 기록을 나중에 재검토를 할 수도 있고, 비참석자도 회의 내용을 확인할 수 있다.
그래서인지 특히 공공기관이나 교육기관 등 온라인 회의 도입에 소극적이었던 조직에서 ‘회의’ 특히 ‘온라인 회의’의 기술에 대한 수요가 높아졌다. 또 회의에 대해서는 잘 알더라도, 온라인 툴이 익숙치 않아 교육을 의뢰하기도 한다.
이런 단점을 극복하기 위해서는 '온라인 회의 기술'이 필요하다.
오프라인 회의와 마찬가지로, 온라인 회의도 회의 주도자가 있어야 한다. 의견 충돌 시 조율을 하고 진행을 하는 역할은 당연하다. 이 외에 참여자들을 입장시키고, 참여 환경에 이상이 없는지, 기술적 도움은 안 필요한지 등도 체크해야 한다. 이런 운영 역할은 분담해도 좋다.
온라인 회의 기록 담당자도 필요하다. 회의가 끝나고 회의록을 따로 작성해서 배포하고 검토하고 수정하고 하는 것은 꽤 번거롭고, 귀찮은 일이다. 그래서 회의 내용과 다른 회의록이 작성되기도 한다. 실시간으로 화면에 아젠다를 볼 수 있게 공유하고, 직접 수정해가면서 회의록을 작성하면 좋다. 구글 문서를 활용하면 좋다.
온라인 회의는 인터넷 속도 한계상 지연이 발생할 수밖에 없다. 상대방의 발언을 경청하고, 중간에 끼어들지 않도록 해야 한다. 화상 회의 때 발언하는 규칙이나 에티켓(발언 전 손들기, 순서 정하기 등)을 정해서 시행하면 좋다.
자신도 꼭 필요한 말만 간결하게 하는 게 좋다. 앞서 말했듯이 화상회의는 높은 집중도를 요구하기 때문에 쉽게 피로해진다. 회의를 짧게 단축시키는 노력이 필요하다. 발언 시간을 정하는 것도 좋다.
마지막으로 회의를 사전에 잘 설계해야 한다. 짧은 회의라면 상관없지만, 무언가 중요한 의사결정을 하는지, 브레인 스토밍을 하는지, 다양한 이해관계자가 모여서 조율을 해야 하는 회의인지, 그 목적에 따라서 적절한 툴을 선정하고 회의 프로세스 중 적절한 순간에 활용해야 한다.
온라인 회의에 대한 교육 니즈는 2단계 전에도 많았는데, 앞으로 더욱 증가하지 않을까 싶다.
필자는 이런 교육이 직장에도 필요하지만, 무엇보다 학교에서 시작해야 한다고 생각한다. 고등학생은 물론 초등학생들도 학급회의, 전체 학생회의 등 다양한 회의를 하게 된다. 이 때부터 무수한 훈련과 연습을 통해 사회로 나올 필요가 있다. 온라인 회의 기술이 조직 구성원의 교양이 되는 시대이다.
강송희 플랜비디자인 책임컨설턴트
