기존의 일하는 방식 중 '회의방식'에 주목할 필요가 있다. 전형적인 회의 모습은 이렇다. "회의 목적은 정해진 안건을 논의하고 결정이 되도록 하는 것이다." 내가 속해 있는 조직에 가장 도움이 되는 회의 모습은 무엇일까? 회의에서도 경영의 메인 화두인 '효과성'과 '효율성'의 가치가 대립하는 지점을 발견할 수 있다. 회의 목적을 "목표달성으로 할 것인지?" VS "회의참여자들의 참여로 할 것인지?" 어떻게 보면 두 가치는 서로 연결돼 있다. 하지만 운영 측면에서, '상충되게끔 극단적으로 하나의 가치를 고집할 것인지?' 또는 '상호보완이 되게끔 두 개의 가치 균형을 꾀할 것인지?'에 대한 고민이 필요하다.
그리고 더욱 중요한 고민이 남아 있다. '회의'는 실무자들의 관심에서 꽤 멀어져 있다는 점이다. 그리고 조직 내 회의가 기대한 만큼 진행이 안 되고 있다는 사실을 확인할 수 있다. 한 팀이지만 팀 내 명확한 R&R 구분으로, 본인이 맡은 과업을 제대로 수행하는 것을 먼저 요구 받기 때문일 것이다. 조직의 상황에 따라 회의가 다양한 방식으로 운영되고 있는 것으로 파악된다. '온라인회의와 협업'에 대한 관심과 필요성은 조직마다 다를 수밖에 없다. 상황이 빠르게 바뀌고 있는 시점에서, 기존의 일하는 방식에 더 집중해서 열심히 하는 것이 최선일까? 새로운 결과를 만들기 위해서는 기존의 일하는 방식의 변화가 선결되어야 한다.
대면 업무 형태에서 진행되는 대부분의 회의는 회의참여자들이 회의장소에 모여 진행된다. 보통 한 명의 발표자가 본인이 준비한 문서나 PPT를 빔프로젝터를 활용하여 내용을 공유한다. 세션 별 발표자는 회의 성격에 부합하는 이슈를 공유하거나, 결과 위주로 내용 보고를 한다. 회의기록의 방식은 텍스트, 그림(사진), 데이터가 첨부되는 형태로 진행된다. 대부분의 내용은 텍스트 위주로 정리되기 때문에, 회의가 종료된 이후에도 회의 전체적인 내용을 이해하는 데 도움이 될 수 있으나, 텍스트 위주의 기록 내용을 토대로 비교ㆍ관계분석 그리고 추가적인 아이디어로 발전시키는 데 한계가 있다.
비대면 업무 형태에서 진행하는 회의도 위에서 언급한 기존의 회의 형태로 운영은 기능적으로 가능하다. 하지만 우리가 제안하는 비대면 업무회의는 모습이 크게 다르며, 기대되는 효과도 훨씬 높다고 예상한다. 저자들이 비대면 업무 형태에서 권장하는 회의 방식은 디지털 퍼실리테이션(Facilitation: 업무와 관련한 문제를 조직 구성원 모두가 소통하고 합리적으로 대처하는 기술) 기능을 적극적으로 활용하는 언택트 회의 방식이다.
언택트 회의 방식은 크게 두 가지 요소가 결합되는 특징이 있다. 온라인 IT 환경과 그래픽 퍼실리테이션이 합쳐지게 되는 형태이다. 그래픽 퍼실리테이션은 텍스트, 이미지, 탬플릿 등을 적극적으로 활용하여 회의 참여자들의 의견과 논의내용 사이의 연관성이나 패턴을 포착하고 실시간으로 논의를 하는 것이다. 그래픽 퍼실리테이션의 장점으로, 회의 상황에서 텍스트 외 이미지 요소들이 결합되면 회의참여자들은 회의 내용을 약 85% 가량 기억해낼 수 있다. 다양한 이미지, 탬플릿이 활용되고, 온라인 상황에서 회의 참여자들이 실시간으로 참여하면서 발생할 수 있는 역동들은 회의 참석자들의 기억에도 도움이 될 것이고, 추가적인 아이디어를 도출하는 데도 도움이 될 수 있다. 언택트 회의방식에서 논의되는 내용들은 실시간으로 기록되어 회의 참여자들이 논의 중인 내용에 집중하여 참여할 수 있게 돕는다. 나와 동료들이 함께 생각한 아이디어들이 온라인 화이트 보드에 표현되는 경험들은 참여자들의 관심과 에너지를 불러일으킨다.
2021년부터는 코로나19(COVID-19) 비대면 상황임에도 불구하고, 과거보다 높은 성과를 만들어야 한다. 기존의 일하는 방식을 더 열심히 하는 것에는 한계가 있다. 일하는 방식에서 변화를 이끌어야 한다면, 특히 '온라인 회의와 협업'에 주목해야 한다. 다양한 온라인 툴을 기반으로 조직 내 다양한 구성원들의 집단지성을 활용하여 결과물을 만들고, 성과를 내야 한다.
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