[경영칼럼] 불필요한 정기회의체를 없애고 싶다면

매주 혹은 격주로 진행되는 업무 회의와 같은 정기 회의체의 주된 목적은 ‘공유’이다. 정기 회의체라는 것에서 알 수 있듯이 실적, 계획, 이슈 등을 모두가 모인 자리에서 주기적으로 공유한다. 정보를 공유하는 것은 회의가 아니다. 이런 회의에서 탈피해야 정말로 논의가 활발히 이루어지는 양질의 회의가 살아날 수 있다. 그 이유는 다음과 같다.

첫째, 정기회의체는 회의이기보다 관습에 가깝다.
주기적으로 무언가를 한다는 것은 관습으로 이어지기 쉽다는 것을 의미한다. 관습이 되는 순간 모이는 이유는 단순해진다. 그냥 그래왔기 때문이다. 이미다 알고 있는 사실을 보다 더 형식적이게 보고하는 과정에 지나지 않는다. 관행적 회의는 불필요한 회의안건을 문제로 제기해서 억지로 논의하게 만든다. 레이스 경주에서 경주차는 트러블과 점검 등 부득이한 경우에만 피트 인(Pit In)을 한다. 레이스에서 피트인은 불가피한 일이며 운전자가 더 빠르게 안정된 경기를 할 수 있도록 돕는다. 회의도 마찬가지다. 필요에 의해서만 개최되며 회의 이후 참여자들은 업무의 추진력과 실행력을 얻을 수 있어야 한다.

둘째, 공유만으로는 참여자들을 만족시킬 수 없다.
2017년 대한상공회의소의 조사 결과에 의하면 직장인 48.6%는 회의가 불필요했다고 말했다. 그중 가장 큰 이유로 언급한 것이 회의가 ‘단순 점검, 정보공유’이기 때문이다. 정보만을 공유하는 회의가 끝나면 참여자들은 다음과 같은 의문을 가지게 된다. ‘굳이 다 같이 모여서 들었어야 할까?’ ‘다른 공유 방법이 더 효율적이지는 않았을까?’ 월스트리트저널에 보고된 연구에 따르면 회의의 5회의의 25%가 전화 혹은 이메일 등으로 대체된다고 말했다. 아무리 공유를 잘해도 회의 참여자들을 만족시키기는 힘들 것이다.

셋째, 일방적인 정보전달보다는 의견의 교환이 중요하다.

공유형 회의에서는 돌아가면서 자료를 띄어놓고 한쪽에서 일방적으로 정보를 전달한다. 설명하는 사람과 메모하며 적는 사람이 구분되어 있다. 이 모습이 미치는 부정적인 영향력은 상당하다. 많은 양의 정보가 한꺼번에 공유되니 집중력은 감소한다. 중요하지 않은 내용을 중요한 시간에 전달하게 될 수 있다. 사진처럼 선명하게 기억할 수 있는 게 아니라면 잘못이해하거나 잘못 기억할 수 있다. 한쪽에서 일방적으로 무언가를 설명하는 현상은 향후 협력이 필요한 회의분위기를 만들지 못한다. 이처럼 회의 시간을 활용해 많은 양의 정보를 폭넓게 이해하려는 유혹에서 벗어나야한다. 정보 제공은 회의의 단편일 뿐이다. 회의에서 중요한것은 의견의 교환이다.

넷째, 공유형 회의는 성과보다 편의를 위해 진행된다.

조직은 회의를 통해 성과를 창출하고자 하지만, 공유형 회의는 편의를 위해 진행된다. 모두가 한자리에 모여 공유하고 궁금한 것을 바로 물어보는 것이 효율적이라 생각한다. 이러한 편의적 회의는 전달하고자 하는 것을 글로 잘 표현하지 못하기 때문에 발생한다. 공유형 회의는 잘 정리된 메모 이상의 가치를 갖는 경우가 별로 없다. 명확한텍스트 중심의 커뮤니케이션 역량을 키워야 하는 이유이다.

다섯 번째, 리더의 불안을 해소하기 위한 회의가 구성원의 몰입을 방해한다.

정기회의체가 사라지지 못하는 이유는 리더의 불안에 있다. 리더는 자신의 불안을 해소하기위해 불필요한 회의를 개최한다. 스트레스 받을 때 먹는 달콤한 디저트와 같다. 반면 구성원은 아무리 공유를 통해 작은 도움을 얻는다 해도, 업무방해 때문에 입는 손해와 비교하면 미미할 수 있다. 불필요한 정기회의체가 구성원의 업무 몰입과 흐름을방해할 수 있다는 점을 고려해야 한다.

정기회의체와 같은 정보 공유를 위한 회의는 최소화하는 것이 좋다. 주간회의를 진행한다면격주로 진행해 보기를 바란다. 주기에 변화를 두고 이슈가 발생하는지 지켜보자. 대신 서면 공유를 정교화 해야 한다. 글만으로 이해될 수 있는 수준으로자료를 작성해서 공유하고 다음과 같은 메시지와 함께 보내자. “만약 내가 보낸 자료를 읽는다면, 나는 정보 공유를 위한 회의를 기꺼이 취소하겠습니다”.


제임스 홍 플랜비디자인 컨설턴트