[경영칼럼] 비대면 협업도구 제대로 사용하고 계신가요?

우리의 삶에 들어온 작은 바이러스는 상상도 못 할 만큼 인류의 삶을 바꾸고 있지만 그렇다고 비대면이 그 작은 바이러스로 시작되었다고 이야기하기는 어렵다. 인류는 오래전부터 멀리 떨어진 사람과 의사소통을 하기 위해 편지, 봉화, 전화를 사용했고 심지어 삶의 시간이 다른 사람에게 정보를 남기기 위해 벽화, 인쇄기술 등을 만들어왔다. 지금의 디지털 통신은 조금 더 드라마틱하게 시작되었는데 1949년 8월 29일 소련의 원자폭탄 실험이 성공하자 북아메리카 공습에 대비하려 모든 군사 정보를 수집하려는 노력을 시작했는데 그것이 ‘0’과 ‘1’의 코드를 교환하는 디지털 모뎀의 시작이었다.

그렇다면 인류는 정말 ‘만나서’ 의사소통하는 생명체가 맞는 것인가? 지금 인류는 만난다는 것에 대한 의미를 다시 되새기는 과정에 올라서 있다. 그리고 그 결론은 인류의 많은 의사소통 도구들이 애초에 ‘만나지 않음’이 주는 장점을 향해 개발되었다는 것이다.

이렇게 다양하게 개발된 도구들은 지금 팬데믹(세계적 대유행) 상황에서도 여러 조직과 비즈니스를 살리고 있다. 그리고 우리의 미래가 딱 붙어있기보다 조금씩 떨어진 삶으로 변화함에 따라 이런 도구들은 어느 때보다 중요해졌다. 하지만 수많은 도구들 속에서 그 방법을 선택하는 어려움은 더해간다. 2012년 기준 온라인협업 도구는 700여개로 조사되었으며 현재는 협업도구라는 범주는 점점 넓어지고 지금도 기하급수적으로 증가하고 있다. 그렇기에 우리는 올바른 도구를 선택하는 능력이 더 중요하다. 비대면 도구의 완벽한 조합은 우리들의 목적, 생산성에 큰 영향을 미치게 되기 때문이다.

비대면 협업 도구란 무엇인가? 화이트보드, 전화기, 원형테이블 모두 함께 목적을 달성하기 위한 것이라면 협업도구에 해당한다. 하지만 오늘 이야기 하는 도구는 지금 시대의 것들을 이야기 한다. 클라우드 기술을 기반으로 커뮤니케이션하고 정보를 기록하며 프로젝트 및 활동을 관리할 수 있는 도구들을 의미한다.
비대면 협업도구는 1가지의 기능만을 가지지 않는다. 대부분의 도구가 모든 기능을 다 포함하는 올인원을 외치고 있다. 하지만 자세히 들어다보면 어떤 기능을 중심으로 설계되어 있는지 알 수 있으며 그것이 우리가 도구를 선택하는 가장 중요한 지점이 된다. 우리 조직은 어떤 기능이 가장 중심이 되어야 하는가? 함께 대화하는 것? 복잡한 정보를 공유하는 것? 일정을 조정하는 것? 아니면 빠른 의사결정을 내리는 것? 비즈니스 모델에 따라 우리는 협업도구를 결정하게 된다.

비대면 도구를 선택하기 위한 첫 번째는 가이드는, 구성원들이 이미 사용하고 있는 도구들을 살펴보라는 것이다. 이미 우리 조직 어딘가에서 다른 사람 모르게 사용되고 있는 도구들이 있으며 비용을 지불하고 있을 수 있다. 도구에 사용되는 중복비용을 낮추는 데에도 이 과정은 매우 중요하다. 필요한 기능들이 무엇인지 살펴보고 사용하고 있는 도구를 일원화해서 공동으로 사용하게 하는 것만으로도 이 고민을 해결할 수 있다.

두 번째는 비대면 도구가 달성하는 모습을 명확히 하라는 것이다. 명확하고 효과적인 커뮤니케이션이 필요한가? 권한과 역할을 나누어서 관리하는 것이 필요한가? 아이디어 브레인스토밍이 필요한가? 명확한 수치와 목표가 필요한가? 아니면 조직문화를 만들어가는 공동 활동이 필요한가? 우리가 달성해야하는 모습이 명확히 그려졌을 때 도구를 선택해야 한다. 그렇지 않으면 유행처럼 휩쓸리거나 화려한 제안서에 현혹되는 실수를 겪을 수 있다.

마지막은 목적을 실현하는 것에 중점을 두어야 한다는 점이다. 소프트웨어를 선택하는 것은 정확한 과학이 아니기에 정답이 없다. 완벽한 도구를 찾기 위해서 이런 저런 기능을 모두 살펴보기보다 충분히 좋은 도구를 사용하는 것이 훨씬 중요하다. 도구를 자주 바꾸면 숙련에 들어가는 비용이 더욱 크게 발생 할 수 있고, 도구를 사용하기 위한 노력 역시 비용이다. 아무리 학습과 자기계발이라고 포장하더라도 도구 변경에 의한 비용은 정당화 될 수 없다.

좋은 협업은 도구에서 시작되지 않는다. 팀의 문화이자 운영방식이 더욱 중요하며 이들의 합이 좋은 협업이 된다. 비대면 협업 소프트웨어는 당신의 일을 도와줄 수 는 있지만 함께 작업하는 방법을 가르쳐 주지는 않는다. 우리가 서로 떨어져 있다 하더라도 온라인으로 팀워크를 만들어 내는 도구를 선택하는 것이 비대면 도구의 홍수 속에서 대면보다 더 좋은 비대면을 함께 경험할 수 있는 방법이다.


곽민철 플랜비디자인 파트너 위원('온택트 프로젝트 수업 ALLO! PBL!' 저자)