[경영칼럼] 난처한 회의 상황을 이끄는 기술

왠지 모르게 회의가 산으로 가고 있다는 느낌을 받으신 적 있나요? 미로에 빠지는 것과 같을 때가 있습니다. 리더가 회의를 이끌고 갈 수 있는 방향은 너무나 많은데 확신이 없을 때가 있습니다. 정작 길을 찾지 못하는 것이죠.

회의를 잘 이끄는 리더는 다양한 회의 상황에 유연하게 대응합니다. 난처할 수 있는 상황에서도 최선의 선택과 행동으로 자칫하면 길을 잃을 수 있는 회의의 방향을 바로잡습니다. 리더가 가장 많이 마주하는 난처한 회의 상황에서 탁월한 리더는 회의를 어떻게 이끌까요?

먼저, 아이디어를 논의해야 할 때가 있습니다. 모두가 다 같이 머리를 맞대고 솔루션을 찾거나 아이디어를 도출해야 하는 상황입니다. 무분별한 비판이 오고 갑니다. 아무도 쉽게 발언하지 못하고 침묵합니다. 책임을 전가하거나 네 탓, 내 탓을 따질 때도 있습니다.

첫째, 탁월한 리더는 이런 상황에서 참여자들이 ‘문제’보다 ‘해결’에 집중하도록 방향을 전환합니다. “어떻게”를 활용합니다. “어떻게 하면 ○○○를 할 수 있을까요?”라는 해결을 위한 초점 질문을 계속해서 던집니다. 탁월한 리더는 또 플러싱(Plussing)기법을 활용합니다. 참여자들이 무분별한 비판을 하지 않도록, 대안이 담기지 않은 비판은 지양하도록 이끕니다. 계속해서 의견에 건설적인 의견이 더해지는 구조를 만듭니다.

둘째, 의견에서 사람을 분리합니다. 회의에서 나오는 의견에는 꼭 누구의 의견인지 꼬리표가 따라붙습니다. 참여자들은 꼬리표를 계속해서 의식하게 됩니다. 선입견을 가지게 되거나, 상대방을 의식해 쉽게 발언하지 못합니다. 이때 탁월한 리더는 참여자들이 발언자보다 발언에 집중할 수 있도록 합니다. 의도적으로 사람을 지칭하는 표현을 제외합니다. “○○○님의 의견에 대해서 어떻게 생각하시나요?”라고 질문하기보다 “○○○해야 한다는 의견에 대해서 어떻게 생각하시나요?”라고 질문합니다.

셋째, 마지막에 말하는 연습을 합니다. 아이디어를 논의하는 단계에서 리더의 의견은 항상 마지막이 되어야 합니다. 리더가 먼저 말을 뱉은 순간 그 의견은 회의가 지속되는 동안 계속해서 영향력을 끼칩니다. 구성원은 솔직한 자신의 의견을 발언하기 어렵게 됩니다.

그다음 회의 상황은 구성원들이 말하는 것이 답답할 때입니다. 회의를 하다 보면 대화가 답답할 때가 있습니다. 질문을 던져도 아무도 대답하지 않기 때문입니다. 의견을 요청해도 아무도 발언하지 않으면 지목 질문을 많이 하게 됩니다. 지목 질문을 저격형 질문(Rifle-shot Question)이라고 합니다. 공격적인 질문임을 나타냅니다. 지목당한 구성원은 당황하게 되고 설익은 답변을 하게 됩니다. 그 옆에 앉은 구성원은 자신의 차례가 언제 올지 노심초사합니다.

탁월한 리더는 지목해서 질문하지 않고 전체에게 질문합니다. 전체 질문 후에 발언이 없다면, 먼저 개인별로 작성하도록 요청합니다. 그 이후 다시 전체에게 질문합니다. 그래도 발언하지 않는다면 먼저 옆 사람과 대화를 나누게 합니다. 먼저 각 구성원이 자신의 생각을 정리해서 종이 위에 올려놓게 만들고, 옆 사람의 대화를 통해 입 밖으로 꺼내 놓게 만드는 것입니다. 그다음 전체에게 질문을 던진다면 대화가 더 원활하게 진행될 수 있습니다.

또한, 회의 때 대화가 논점을 벗어나거나 핵심을 파악하기 어려울 때가 있습니다. 구성원의 발언이 논점을 벗어나면 리더는 ‘연결’해야 합니다. 발언한 의견이 회의 안건이나 논점과 어떻게 연결되는지 추가 설명을 요청하면 좋습니다. 발언 내용을 회의 참여자 모두가 파악하기 어렵다면 리더는 발언자의 발언 내용을 요약해서 전체를 대상으로 ‘되말하기’하거나 발언자에게 직접 ‘핵심 한 문장’을 요청할 수 있습니다. 구성원의 발언이 모호할 때 리더는 ‘구체화’해야 합니다. “방금 하신 발언에서 ○○해야 한다는 의견을 조금 더 구체적으로 말씀해 주실 수 있을까요?”

이와 같이 회의에서 난처한 상황을 마주했을 때 리더로서 현명하게 대처하는 여러 가지 방법이 있습니다. 내가 이끄는 회의가 더 탁월해질 수 있도록 탁월한 리더가 되어 보는 것은 어떨까요?

제임스 홍 플랜비디자인 컨설턴트