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그렇다면 리더는 어떻게 구성원의 참여를 이끌어낼 수 있을까?
회의에서 구성원의 적극적인 참여를 유도하는 것은 쉽지 않다. 특히 수직적인 문화가 강한 조직에서는 구성원이 자유롭게 의견을 개진하는 데 부담을 느끼는 경우가 많다. 이를 방지하기 위해 리더는 단순한 회의 주최자가 아니라 퍼실리테이터(facilitator) 역할을 수행해야 한다.
구성원이 발언을 주저하는 가장 큰 이유는 자신의 의견이 존중받지 못하거나 부정적인 평가를 받을 것이라는 두려움 때문이다. 이를 해결하려면 심리적 안정감을 조성해야 한다. “이 회의에서는 모든 의견이 중요합니다.” 혹은 “틀린 답은 없습니다. 자유롭게 이야기해 주세요.” 같은 멘트 하나만으로도 구성원들은 보다 편안하게 의견을 표현할 수 있다. 또한 부정적인 피드백을 최소화하고, 특정 구성원에게만 발언이 집중되지 않도록 배려해야 한다.
회의에서 리더가 가장 먼저 발언하면, 참석자들은 해당 의견에 동조하는 방향으로 논의가 흘러갈 가능성이 높다. 이를 방지하기 위해 리더는 발언을 줄이고 질문을 던지는 역할에 집중해야 한다. “이 문제를 해결하기 위해 어떤 방법이 있을까요?” 혹은 “우리 팀이 현재 간과하고 있는 요소가 있을까요?” 같은 개방형 질문을 던지면 다양한 아이디어를 개진할 기회를 제공할 수 있다. 또 “그렇게 생각하는 이유는 무엇인가요?” 혹은 “이 아이디어를 실현하려면 어떤 단계가 필요할까요?” 같은 질문은 논의를 심화하고 문제 해결 방향을 구체화하는 데 도움이 된다.
아이디어를 충분히 끌어내고 이를 실행 가능한 해결책으로 연결하는 것도 중요하다. 이를 위해 아이디어 발산과 수렴 단계를 구분하는 것이 효과적이다. 브레인스토밍을 통해 다양한 아이디어를 도출하는 발산 단계에서는 반박 없이 자유롭게 의견을 개진할 수 있도록 해야 하며, 수렴 단계에서는 도출된 의견을 정리하고 실행 계획을 논의해야 한다. 이러한 접근 방식은 논의의 혼란을 방지하고 실행력을 높이는 데 기여한다.
구성원의 의견 개진을 장려하는 것만큼 중요한 것은 제시된 의견이 실제로 반영된다는 신뢰를 주는 것이다. 회의록을 공유하고 실행 계획을 명확히 해야 하며, 후속 회의에서 실행 결과를 점검하는 과정도 필요하다. “지난 회의에서 나온 아이디어를 실제로 적용해본 결과는 어땠나요?” 같은 질문을 통해 개선점을 도출하면 구성원들은 자신의 의견이 조직에 실질적으로 반영되고 있음을 체감할 수 있다.
회의는 조직의 문제를 해결하고, 구성원의 잠재력을 극대화하는 도구다. 이를 성공적으로 운영하기 위해서는 리더가 기존의 ‘지시자’ 역할에서 벗어나 퍼실리테이터로서 구성원의 발언을 유도하는 역할을 수행해야 한다. 리더의 말이 적을수록 구성원의 목소리는 더 커진다. 그리고 그 속에서 혁신적인 아이디어와 조직의 성장동력이 탄생할 것이다.
회의가 변하면 조직이 변한다. 구성원이 적극적으로 발언하고, 서로의 의견을 존중하며, 실질적인 해결책을 도출하는 회의 문화가 자리 잡힐 때 조직은 성장하고 발전할 수 있다. 회의는 단순한 시간이 아니라 변화와 혁신을 만들어가는 가장 강력한 무대다. 당신의 회의에서는 누가 가장 많이 얘기하고 있는가? 오늘, 그 흐름을 바꿔보자.
김원상 플랜비디자인 수석컨설턴트
